Sachbearbeiter im Vertriebsinnendienst | Kundige Kundenbetreuung

Sachbearbeiter im Vetriebsinnendienst

Die Jobbezeichnung ist fast ein Zungenbrecher: Sachbearbeiter im Vertriebsinnendienst. Doch hinter dieser aufwändigen Bezeichnung steht ein wichtiges Arbeitsfeld. In Unternehmen ist der Sachbearbeiter deshalb unentbehrlich. Ob Kundenkontakt, Angebotserstellung oder Marketing – dieser vielfältige Job ist essenziell an so manchem Arbeitsplatz.

Was ist eigentlich ein Sachbearbeiter im Vertriebsinnendienst?

Der Sachbearbeiter im Vertriebsinnendienst ist oft ein Knotenpunkt zwischen der Verwaltung und dem Außendienst beziehungsweise zwischen dem Kunden und dem Unternehmen. Er übernimmt administrative Aufgaben, korrespondiert mit Kunden und nimmt zum Teil auch Marketingmaßnahmen vor.

Aufgrund dieses flexiblen Arbeitsfeldes kann sich die Berufsbezeichnung von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Unter den Berufsbezeichnungen Sales Manager, Key Accounts Manager, Vertriebsmanager, Innendienstmitarbeiter und Call-Center-Agent vereinen sich ähnliche Aufgaben – wenn nicht sogar dieselben.

Wie entstand der Job?

Die Bezeichnung ist eine neue und der Job ist es auch – aber das Aufgabenfeld besteht schon lange. Worauf sich heute ein Sachbearbeiter spezialisiert, das wurde früher von einem anderen Angestellten als eine Aufgabe von vielen übernommen. Vor der Digitalisierung war beispielsweise der Außendienst ein sehr viel wichtigerer Betriebsbereich. Mit Kunden wurde vor Ort geredet, Telefongespräche waren eher eine Seltenheit.

Dass sich der Vertriebsinnendienst als Spezialisierungsfeld abgekoppelt hat, hat seine Vorteile: Die zunehmende Fokusbildung erlaubt es den Angestellten, sich auf das Gebiet zu konzentrieren, in dem sie am leistungsstärksten sind. Die Entstehung des Jobs des Sachbearbeiters im Vertriebsinnendienst hat Betriebe also effizienter gemacht.

Das tut ein Sachbearbeiter

Wie bereits erwähnt kann es sein, dass der Tätigkeitsbereich eines Sachbearbeiters im Vertriebsinnendienst sehr vielfältig ist. Dies unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen – gleich bleibt nur, dass die Tätigkeit am jeweiligen Firmenstandort ausgeübt wird und der Sachbearbeiter keine Kundenbesuche vornimmt.

Mögliche Aufgaben eines Sachbearbeiters im Vertriebsinnendienst sind:

  • Korrespondenz mit Kunden

  • Vergrößerung des Kundenstammes und der Kundenbindung

  • Verkauf von Produkten und/oder Services

  • Verbesserung von Produkten und/oder Services basierend auf Kundenfeedback

  • Ausstellung von Angeboten und Rechnungen

  • Kommunikationssicherung innerhalb des Unternehmens

Der Kundenkontakt ist oft ein Schwerpunkt. Ob im Call-Center oder als Mitarbeiter in einem gemischten Büro, der Sachbearbeiter ist oft derjenige, an den die Kunden sich wenden, wenn sie eine Frage oder ein Problem haben. Je nach Aufgabengebiet ist er auch derjenige, der sie erst zu Kunden macht.

Diese Fähigkeiten braucht ein Sachbearbeiter im Vertriebsinnendienst

Bei einer so breit gefächerten Palette an möglichen Aufgaben mag es scheinen, als brauche der Sachbearbeiter eine Unmenge an Fähigkeiten, um dem Job gewachsen zu sein.

Allerdings lassen sich die notwendigen Kompetenzen wie folgt fokussieren:

  • Verkaufstalent

  • Organisiertes und selbstständiges Arbeiten

  • Wortgewandtheit in Schrift und Sprache

  • Überzeugungsfähigkeit

  • Strukturiertes Denken

  • Computerkenntnisse

Aufgrund der Flexibilität der Berufsbezeichnung kann es natürlich sein, dass ein Sachbearbeiter weniger Kundenkontakt oder weniger Verwaltungsaufgaben übernehmen muss. Das wirkt sich auch auf die benötigten Fähigkeiten aus.

Steht der Aufgabenbereich fest, ist es wichtig, dass die dort benötigten Kompetenzen auch tatsächlich vorhanden sind – denn von einem Sachbearbeiter kann in einem Unternehmen viel abhängen. Wenn zum Beispiel durch ihn die flüssige Kommunikation zwischen Abteilungen nicht gewährleistet wird, können Fehler passieren und Kunden enttäuscht werden.

Ein wahres Organisationstalent

Der Arbeitsplatz des Sachbearbeiters im Vertriebsinnendienst ist ein Ort, an dem viele Fäden zusammenlaufen. Kundenwünsche müssen kommuniziert und Verträge vor der Versendung abgesegnet werden, außerdem muss der Kontakt mit dem Außendienst reibungslos ablaufen.

Da der Sachbearbeiter oft nicht nur „seine“ Projekte hat, sondern auch mit vielen seiner Mitarbeiter zusammenarbeitet, kann fehlende Koordination ein unglaubliches Chaos auslösen – und damit auch einen finanziellen Verlust verursachen. Organisiertes Arbeiten ist also ein Muss. Dafür sorgt diese Organisation dann aber auch dafür, dass der Tagesbetrieb erleichtert wird.

Wie wird man Sachbearbeiter im Vertriebsinnendienst?

Sachbearbeiter ist kein Ausbildungsberuf und auch keine geschützte Bezeichnung. Theoretisch kann also jeder ein Sachbearbeiter werden. So einfach ist es aber leider nicht: Betriebe bevorzugen es, wenn Bewerber bereits eine Ausbildung abgeschlossen haben, vornehmlich eine, die mit Handel oder Marketing zu tun hat.

Je nach Branche kann es auch notwendig sein, dass ein Bewerber fundiertes Fachwissen mitbringt. Schließlich muss er ja auch wissen, was er da eigentlich bewirbt und verkauft – und es den Kunden auch erklären können.

Ebenfalls von Vorteil ist eine einnehmende Persönlichkeit. Da ein Sachbearbeiter im Vertriebsinnendienst oft mit Kundengewinnung und Kundenbindung betraut ist, muss er mit seinem Gegenüber schnell Sympathie aufbauen können. Diese Fähigkeit des Kontaktaufbaus ist selbstverständlich auch erlernbar, weswegen eine diesbezügliche Fortbildung empfehlenswert ist.

Je nach Branche oder Unternehmen kann es auch notwendig sein, dass Sie bestimmte Fremdsprachen beherrschen. Internationale Kundschaft muss genau so gut betreut werden wie die aus dem eigenen Land – und da gehört es dazu, ihre Sprache zu sprechen. Es kann also für Sie von Vorteil sein, eine Fremdsprache zu erlernen. Vielleicht ist in Ihrer Zielbranche ja sogar eine spezifische ganz besonders nachgefragt? Sichern Sie sich den Vorteil, sie zu beherrschen.

Arbeitsplatzsuche – aber wie?

Sie sind auf der Suche nach einem Job als Sachbearbeiter im Vertriebsinnendienst? Ganz so einfach ist das nicht – Sie müssen mit Ihrer Suche spezifischer sein. In welcher Branche möchten Sie tätig sein, haben Sie vielleicht Hintergrundwissen? Wer in der Versicherungsbranche arbeiten will, braucht andere Kenntnisse als jemand, der in der Automobilindustrie Anstellung gefunden hat.

Zudem ist natürlich das vorgegebene Aufgabenfeld ausschlaggebend dafür, welche Arbeitsplätze für Sie interessant sind. In einer ausführlichen Stellenausschreibung werden Sie bereits sehen, ob der Job einen Fokus auf das Marketing oder auf die Verwaltung hat.

Interessant ist auch, wie die Entlohnung aufgebaut ist: Erhalten Sie ein Basisgehalt und Kommissionen für Verkäufe, die Sie tätigen, oder ist Ihr Gehalt gleich höher, dafür aber ohne die Aufbesserungsmöglichkeit? Ein bestimmter Gehaltsaufbau schließt eine Stelle für Sie vielleicht von vorneherein aus.

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